Mam Biznes

Mam Biznes – serwis przedsiębiorcy

auditomat
Biznes

Cyfryzacja audytów wewnętrznych na zgodność z RODO: Jak auditomat® minimalizuje ryzyko prawne

Piotr Wanicki

W kontekście wciąż zmieniających się regulacji prawnych dotyczących ochrony danych osobowych (RODO/GDPR), utrzymanie zgodności (compliance) wymaga od każdej firmy regularnych i szczegółowych audytów wewnętrznych. Proces ten, tradycyjnie biurokratyczny i skomplikowany, bywa obciążony ryzykiem niespójności dokumentacji. System auditomat® jest specjalistycznym narzędziem, które cyfryzuje audyty RODO, gwarantując ich rzetelność, dokumentowalność i minimalizując ryzyko prawne.

Standaryzacja kontroli RODO dla wszystkich działów

auditomat® umożliwia Inspektorom Ochrony Danych (IOD) oraz zespołom compliance tworzenie elastycznych, ale rygorystycznych list kontrolnych, dostosowanych do weryfikacji specyficznych wymagań RODO w różnych obszarach organizacji. Audyty te mogą obejmować:

  1. Zgodność w HR: Weryfikacja poprawności przechowywania akt osobowych, aktualność klauzul informacyjnych i zgód na przetwarzanie.

  2. Bezpieczeństwo IT: Kontrola polityki haseł, zarządzania dostępem, procedur niszczenia danych oraz bezpieczeństwa serwerowni.

  3. Marketing i Sprzedaż: Weryfikacja podstaw prawnych przetwarzania danych (np. zgód marketingowych) i poprawności prowadzenia rejestrów czynności przetwarzania.

  4. Bezpieczeństwo fizyczne: Kontrola dostępu do dokumentacji papierowej i weryfikacja polityki czystego biurka.

Mobilne zbieranie danych i automatyczne załączanie zdjęć (np. z widocznymi dokumentami) zapewnia, że dowody na niezgodność lub ich brak są precyzyjnie gromadzone cyfrowo, co jest kluczowe w przypadku kontroli regulatora.

Efektywne zarządzanie incydentami i działaniami korygującymi

Naruszenie ochrony danych osobowych wymaga natychmiastowej reakcji. auditomat® transformuje proces zarządzania incydentami, czyniąc go szybkim i udokumentowanym:

  • Szybkie zgłaszanie: Funkcja Quick Issue pozwala pracownikom na błyskawiczne zgłoszenie incydentu (np. zagubienia laptopa z danymi) bez skomplikowanego logowania.

  • Centralne zarządzanie CAPA: Wszystkie niezgodności i incydenty RODO są rejestrowane, a system umożliwia delegowanie działań korygujących (np. zmiana procedury niszczenia dokumentów, dodatkowe szkolenie dla działu).

  • Monitoring terminowości: Pełne monitorowanie terminów realizacji działań gwarantuje, że krytyczne poprawki proceduralne są wdrażane, co jest niezbędne, aby udowodnić proaktywną postawę IOD.

Dokumentacja całego procesu zarządzania incydentem jest centralizowana, co ułatwia zarządzanie i spełnienie wymogu powiadomienia organu nadzorczego (UODO) w wymaganym terminie.

Analityka i dowód zgodności dla UODO

Dane z audytów RODO są kluczowym dowodem dla zewnętrznych kontroli. Rozbudowany moduł statystyk w auditomat® umożliwia:

  • Wizualne podsumowanie compliance: Prezentacja statusu zgodności RODO dla zarządu i IOD.

  • Analiza Pareto: Identyfikacja najczęstszych przyczyn naruszeń lub luk (np. błędy proceduralne w konkretnym dziale), co pozwala na strategiczne planowanie szkoleń i modyfikacji procedur.

  • Ciągłe doskonalenie (Kaizen): Dane dostarczają podstaw do inicjatyw, które trwale eliminują ryzyko niezgodności, wspierając budowanie dojrzałego systemu ochrony danych.

auditomat® przekształca audyty RODO z kosztownego obowiązku w mierzalne narzędzie strategiczne, minimalizujące ryzyko kar finansowych wynikających z naruszenia przepisów.

Artykuł sponsorowany