Bezpieczne niszczenie dokumentów firmowych wymaga odpowiednich działań

Dokumentacja firmowa to akta, które firma gromadzi, aby móc sprawnie i zgodnie z prawem wykonywać określone czynności. W archiwach przedsiębiorstwa spotkamy się z różnym typem dokumentacji. Różnią się nie tylko zawartością i przeznaczeniem, ale też i okresem przechowywania. Każdy dokument ma bowiem swój okres przydatności, a gdy dobiegnie on końca, należy zadbać o utylizację akt. Wielu dokumentów nie możemy po prostu wyrzucić do śmietnika, bo znajdują się tam wrażliwe informacje, które, jako administrator danych osobowych, zobowiązani jesteśmy chronić. Konieczne będzie więc zadbanie o bezpieczną utylizację i wybór między samodzielnym przeprowadzeniem procesu a powierzeniem go zewnętrznej firmie.

Zanim samodzielnie zajmiemy się niszczeniem dokumentów firmowych….

Przed podjęciem decyzji, warto zastanowić się:

• Czy jesteśmy w stanie zniszczyć dokumentację w bezpieczny sposób?

Nawet przedsiębiorstwa, mające swoje siedziby w niewielkich biurach, mogą obsługiwać wielu klientów oraz, co za tym idzie, generować ogromne ilości dokumentacji. Wyzwaniem staje się wtedy przygotowanie odpowiedniego stanowiska dla osoby niszczącej akta. Jeśli w tym samym pomieszczeniu przyjmuje się klientów, w teorii może dojść do sytuacji, że ktoś pozna tajne informacje. Do takich incydentów absolutnie nie należy dopuszczać i lepszym pomysłem będzie tu lecenie niszczenia akt na zewnątrz.

• Czy niszczenie dokumentów nie zajmie zbyt dużo czasu?

Podczas podejmowania decyzji o tym, czy zutylizować akta samodzielnie, czy może skorzystać z profesjonalnego wsparcia, może pojawić się pokusa zaoszczędzenia. Zanim jednak damy się jej ponieść, zastanówmy się, czy samodzielne niszczenie akt to rzeczywiście oszczędność. W sytuacji, w której mamy bardzo dużo dokumentacji do zutylizowania, konieczne będzie oddelegowanie do tego zadania pracownika. W efekcie będzie on musiał zaniedbać swoje regularne obowiązki i poświęcić swój czas na czynność, która nie ma nic wspólnego z zajmowanym przez niego stanowiskiem. Czy generowane w ten sposób zaległości to rzeczywiście lepsza opcja niż zapłacenie zewnętrznej firmie, która zrobi to szybciej i bezpieczniej? – zdecydowanie warto pochylić się nad tym pytaniem.

Niszczenie dokumentów z pomocą specjalistów

Wybierając ten wariant, nie musimy martwić się o to, że podczas procesu, ktoś nieupoważniony zyska dostęp do informacji Takie przedsiębiorstwa, jak np. Proarchiv priorytetowo traktują bezpieczeństwo swoich klientów i mają opracowany szereg procedur, pozwalających na zachowanie najwyższych standardów ochrony.

Dokumentacja przewożona jest do miejsca utylizacji w specjalnych, zamkniętych pojemnikach, a klient dostaje oficjalne potwierdzenie przy przekazaniu akt, jak też i potem, gdy proces zostanie zrealizowany. Punkt, w którym dochodzi do utylizacji, wyposażony jest w nowoczesne instalacje, niszczące papier, spinacze i elektroniczne dyski. Zadanie realizowane jest niezwłocznie po odebraniu dokumentacji od klienta, dzięki czemu możliwe jest bardzo szybkie rozprawienie się z problemem zalegających akt.